Система управления документами (DMS)
Централизованное управление всей корпоративной документацией: от методик и протоколов до сертификатов и стандартов. Полный контроль версий, юридически значимая электронная подпись и интеллектуальный поиск.
Ключевые возможности системы
Управление всей документацией
Единое хранилище для всех типов документов: методики, протоколы, сертификаты, стандарты, инструкции. Поддержка любых форматов (PDF, DOCX, XLSX, изображения и др.).
- Иерархическая структура папок и тегов
- Массовая загрузка и импорт
- Шаблоны документов
Контроль версий и изменений
Полный аудит всех изменений. Каждая версия документа сохраняется с указанием автора, даты и комментария к изменению.
Электронная подпись (ЭП)
Юридически значимое подписание документов с использованием квалифицированных электронных подписей (КЭП). Поддержка нескольких подписантов.
Документ подписан
КЭП: Сергеев О.Л.
Подпись действительна до 15.12.2024
Поиск по метаданным
Быстрый поиск по названию, содержимому, автору, дате, тегам и произвольным метаданным. Сохранение часто используемых фильтров.
Интеграция с LIMS
Автоматическое создание и заполнение документов на основе данных из лабораторной информационной системы (LIMS). Исключение ручного ввода, минимизация ошибок.
Автозаполнение протоколов
Данные об образцах, результатах анализов, оборудовании автоматически подтягиваются из LIMS.
Синхронизация статусов
Статус документа обновляется при изменении статуса образца в LIMS (например, "анализ завершен" → "протокол готов").
Связь объектов
Документ автоматически привязывается к конкретному заказу, образцу или партии в LIMS.
Пример автоматического заполнения
LIMS → DMSОбразец: ABC-2024-56789
Дата отбора: 10.03.2024 14:30
Методика: МВИ.МЕТ.001-2023
Результаты: 12 параметров (подтянуто из LIMS)
Аналитик: Сидорова Е.П. (из LIMS)
Преимущества внедрения DMS
Экономия времени
На 70% сокращается время на поиск документов и согласования.
Соответствие стандартам
Готовые шаблоны и контроль версий обеспечивают соответствие ISO, ГОСТ, внутренним регламентам.
Безопасность
Гранулярные права доступа, аудит всех действий, резервное копирование.
Сравнение подходов
| Критерий | Без DMS | С DMS |
|---|---|---|
| Время поиска документа | 15-30 минут | < 1 минуты |
| Контроль версий | Ручной, через названия файлов | Автоматический, полная история |
| Электронная подпись | Отсутствует или сторонние сервисы | Встроенная, КЭП |
| Интеграция с LIMS | Ручной ввод данных | Автозаполнение |
| Риск ошибок | Высокий | Низкий |
Готовы оптимизировать управление документами?
Полный цикл работы с документами в одной системе. От создания до архивирования с полным контролем и интеграцией.